Si të thoni “jo” me mirësjellje, teknikat që duhet përdorin profesionistët

19 Janar '23

	 	 
Përgjigja “jo” shpesh mund të ju duket e vështirë për ta thënë – kjo qoftë në jetën personale apo atë profesionale. Përgjigja “jo” ju duket që ju bën të dukeni keq mes kolegëve dhe ju duket si një disavntazh në karrierën tuaj. Në disa raste këto shqetësime janë të pabaza. Përkundrazi, kjo ndjesi ndonjëherë është e motviuar nga arsye personale, frika e refuzimit apo respektimi i tepruar për figurat autoriteteve. Megjithatë për të qenë të lumtur me punën tuaj në afat më të gjatë atëherë ju duhet të dini të vendosni kufij. Në të kundërten ekziston rreziku i mbingarkesës së përhershme e cila në rastin më të keq mund të ju konsumoj tërësisht dhe të ju bëj toksik për kompaninë.
Kur flasim për refuzimin, një duhet pasur parasysh – nuk duhet refuzuar çdo detyrë shtesë. Një vlerësim real i situatës ju ndihmon të vendosni nëse do të thoni po ose jo në momentin e duhur. Mënyra se si e thoni luan po ashtu një rol kritik. Refuzimet e ashpra me ton agresiv nuk i bëjnë mirë askujt brenda kompanisë. Një komunikim në mënyrë të sjellshme dhe një komunikim diplomatik jo vetëm që ua bën më të lehtë të thoni jo në punë por ju ndihmon që ajo që thoni të pranohet më lehtë nga të tjerët.
AkademiPune ju përcjell disa këshilla që do t'ju ndihmojnë të gjeni strategjinë e duhur kur e ndjeni dhe e mendoni që duhet thënë jo shefit tuaj, kolegëve, punonjësve apo klientëve.  
Si t’i thuani “jo” shefit tuaj?
T'i thuash jo menaxherëve është një nga sfidat më të mëdha në punë. Në fund të fundit, shpesh është një besim shtesë kur ata u ngarkojnë me më shumë angazhime. Kësaj i shtohet edhe respekti për figurat e autoritetit, i rrënjosur që në fëmijëri dhe që është plotësisht i përshtatshëm për sa kohë që nuk kthehet në frikë që ju bën të ndiheni vazhdimisht keq. E gjithë kjo e bën të vështirë të thuash jo në punë edhe kur e ndjeni se kjo është e nevojshme. Sidoqoftë, është e rëndësishme të vendosni kufij në kohën e duhur, përpara se ngarkesa e punës të bëhet shumë e madhe.
Kur doni t'i thoni jo shefit tuaj, udhëheqësve të ekipit ose menaxherëve që janë më lart në hierarkinë e kompanisë, komunikimi i qetë është i rëndësishëm. Në situatat kur ndiheni të stresuar ose të mbingarkuar, lehtë mund të ju rrëshqasë një përgjigje e ashpër. Ju duhet ta shmangni këtë me çdo kusht. Kur ju kërkohet të punoni jashtë orarit, të merrni përsipër projekte shtesë, etj., fillimisht mund të kërkoni kohë për të menduar, për shembull duke thënë: “Faleminderit shumë për besimin në punën time. Sidoqoftë, fillimisht më duhet të vlerësoj se sa kohë do të marrin detyrat e mia aktuale përpara se të mund t'ju jap një përgjigje”. Kjo do t'ju japë kohën që ju nevojitet për të gjetur arsye të mira për të refuzuar dhe për të shqyrtuar mënyrën më të mirë për ta komunikuar këtë. Është gjithashtu mirë nëse në bisedë ofroni menjëherë zgjidhje alternative.
Shembuj të përgjigjeve profesionale ndaj shefit

“Do të doja t'ju ndihmoja, por fatkeqësisht më duhet të përfundoj projektin tim më parë. Klienti tashmë ka pyetur disa herë se kur do të jem në gjendje t'i prezantoj rezultatet” – Kjo është një përgjigje profesionale!
“Në muajt e fundit unë kam punuar tashmë XYZ orë jashtë orarit për të ndihmuar projektin që të jetë i suksesshëm. A ka ndonjë mënyrë për të ndarë detyrën midis disa kolegëve? Atëherë do të isha në gjendje të merrja përsipër një pjesë të punës” – Kjo është po ashtu një përgjigje profesionale.
“Jam i shqetësuar se nuk do të mundem të kryej punën time tërësisht nëse marr detyra shtesë, dhe kolegët e mi gjithashtu kanë punuar jashtë orarit për muaj të tërë. A ka ndonjë mënyrë që ekipet e tjera të na mbështesin ose ne mund të punësojmë një punonjës shtesë?” – Kjo po ashtu është një përgjigje profesionale që ju lehtëson nga mbingarkesa.

Nëse dëshironi të refuzoni kërkesat për ndihmë nga kolegët, zbatohen në thelb të njëjtat rregulla. As këtu nuk duhet të reagoni me impulsivitet apo padurim. Kjo vetëm do të ofendojë personin tjetër dhe do të sjell shumë energji negative brenda në ekip. Në rastin më të keq, do të mbeteni përgjithmonë me reputacionin e një kolegu gjaknxehtë dhe egoist. Nëse definitivisht nuk mundeni (ose nuk dëshironi) ta pranoni detyrën, është më mirë të mos thoni thjesht jo, por të ofroni alternativa. Së bashku me kolegët tuaj, kërkoni një mënyrë për t'u siguruar që puna të përfundojë në kohë. Në këtë mënyrë, ju tregoni se e kuptoni situatën e kolegëve tuaj dhe demonstroni frymë ekipore.
Shembuj të përgjigjeve profesionale ndaj kolegëve

“Më falni, i kam premtuar tashmë kolegut XYZ se do ta ndihmoja me punën e tij” – është një përgjigje profesionale.
“Unë mund ta bëj, por nuk është fusha ime e ekspertizës dhe do të më duhet pak kohë për t'u njohur me të. Ndoshta do të mund të përfundonte më shpejt nëse e bën kolegu XYZ. Unë mund ta liroj atë nga një detyrë tjetër, në mënyrë që ai të jetë i disponueshëm”- është një opsion i përgjigjes profesionale.
“Fatkeqësisht, këtë javë duhet të largohem në orar çdo ditë nga puna, sepse pas punës kam takime për fizioterapi. Por nëse keni ende nevojë për ndihmë javën e ardhshme, unë do të jem i lumtur t'ju ndihmoj” – është po ashtu një përgjigje profesionale.


Si tu thoni “jo” klientëve dhe të dukeni profesional?
Kur keni të bëni me klientët duhet të jeni veçanërisht të ndjeshëm dhe të sjellshëm. Komunikimi zakonisht bëhet me telefon ose e-mail, gjë që mund të shkaktojë shpejt keqkuptime. Në hapin e parë, gjithmonë kërkoni të kuptoni situatën aktuale në kompani duke i kujtuar me kujdes klientit se kompania ka edhe porosi të tjera për t'u marrë. Por kini kujdes: Asnjëherë mos e bëni një klient të ndihet se në përgjithësi është më pak i rëndësishëm se klientët e tjerë! Për t'u kujtuar atyre se çfarë keni rënë dakord dhe më pas përpjekja për të gjetur një zgjidhje së bashku është thelbësore për të besuar bashkëpunimin.
Kontaktoni në mënyrë proaktive klientin nëse vëreni se nuk do të jeni në gjendje të përmbushni një afat për të cilin jeni dakorduar - në mënyrën më ideale sa më shpejt që të jetë e mundur. Ofroni një afat alternativ dhe pyesni për prioritetet nëse nuk keni përcaktuar ende ndonjë.
Shembuj:

“Më vjen keq, ne jemi me kapacitet të plotë deri në ditën e fundit të këtij muaji. Por unë do ta përpunoj kërkesën tuaj si gjëja e parë për muajin e ardhshëm” – është një përgjigje profesionale.
“Do të përpiqem ta përfundoj këtë javë. Megjithatë, kjo do të thotë se do të më duhet të shtyj një detyrë tjetër për javën e ardhshme. A mund të më thoni se cilat detyra kanë një prioritet më të lartë për ju?”- është po ashtu një përgjigje profesionale

Mënyra më e mirë për një shef për të ju thënë “jo” punonjësve
Teorikisht, është e lehtë t'u thuash jo punonjësve të tu si shef i tyre. Në fund të fundit, për shkak të pozicionit tuaj, ju keni autoritetin të refuzoni kërkesat. Megjithatë, në aspektin praktik është një akt balancues, sepse dëshirat e punonjësve ndonjëherë janë thjesht të papajtueshme me objektivat e kompanisë, të cilat, si shef, duhet të jeni gjithmonë i fokusuar. Prandaj, në këtë pozicion, është gjithashtu e rëndësishme të komunikoni në mënyrë inteligjente dhe të qartë për t'u respektuar si një udhëheqës i aftë. Asgjë nuk është më e keqe se një shef që vazhdimisht thotë jo, i cili refuzon kërkesat pa asnjë justifikim, thjesht sepse pozicioni i tij i lejon ta bëjnë këtë.
Shembuj për të thënë “jo” në mënyrë profesionale

“Jam i vetëdijshëm që keni fituar një promovim për performancën tuaj të punës, sepse i kryeni me besueshmëri detyrat që nuk kërkohen nga ju sipas profilit tuaj aktual të punës. Fatkeqësisht, të gjitha pozitat në menaxhmentin e mesëm janë aktualisht të zëna. Megjithatë, unë mund t'ju ofroj një rritje page dhe do t'ju kem parasysh sapo menaxhmenti i korporatës të krijojë pozicione të reja” – është një përgjigje profesionale për një shef.
“E di që ju keni një barrë të dyfishtë me fëmijët tuaj të cilët janë në shkollë dhe situatën aktuale dhe orarin. Sapo të ketë përfunduar ky urdhër i rëndësishëm, ju mund të përdorni kohën shtesë që keni grumbulluar si pushim kompensues, në mënyrë që të keni më shumë kohë për familjen tuaj”- është po ashtu një përgjigje profesionale.

Përmbledhje: Rëndësia për të thënë jo në punë herë pas here
Në të gjithë shembujt e mësipërm është e qartë se mirëkuptimi dhe respekti janë thelbësorë  kur komunikoni me njëri-tjetrin. Nëse ndiheni të mbingarkuar ose të trajtuar në mënyrë të padrejtë për shkak të një kërkese për ndihmë, cilido qoftë pozita juaj, duhet t'ia bëni gjithmonë të qartë situatën personit që bën kërkesën. Tregoni ndjeshmëri. Për shembull, ju mund të komunikoni se i kuptoni arsyet e tyre dhe në këmbim të merrni një qëndrim duke shpjeguar situatën tuaj. Gjëja më e mirë për të bërë është të kërkoni një zgjidhje së bashku. Kjo e bën më të lehtë të thuash jo në punë dhe nuk ndikon negativisht në atmosferën e punës.