Koha më e mirë për ta caktuar një takim pune sipas shkencës
19 Qershor '25
Ju dëshironi që takimet tuaja të jenë koha më produktive e mundshme për ekipin tuaj - dhe dëshironi të planifikoni takimet tuaja në kohën e ditës që do të mbështesë produktivitetin maksimal. Por koha "e duhur" për të planifikuar një takim do të varet nga një sërë faktorësh - kështu që para se të vendosni një takim në kalendarin e ekipit tuaj, ka disa pyetje që do të dëshironi t'i bëni vetes, duke përfshirë:
A është ky takim i nevojshëm? Nuk ka rëndësi se në çfarë ore caktoni një takim - nëse takimi nuk është i nevojshëm, nuk do të jetë një përdorim produktiv i kohës suaj ose të ekipit tuaj. Para se të vendosni një takim në kalendarin tuaj, shikoni nëse mund t'i përmbushni objektivat tuaja pa një takim në kohë reale (për shembull, duke dërguar një email të detajuar ose një mesazh të detajuar.
Çfarë do të trajtojmë gjatë takimit? Përmbajtja e takimit do të luajë një rol të madh në përcaktimin e kohës që duhet të caktoni një takim. Për shembull, koha më e mirë për të planifikuar një takim ku keni nevojë që ekipi juaj të jetë më i mprehtë dhe më i angazhuar (si për një takim për shkëmbim idesh për lançimin e një produkti të ri) do të ndryshojë nga koha më e mirë për një takim më pasiv (për shembull, një takim për të shqyrtuar një politikë të re rreth pushimeve).
Sa duhet të zgjasë ky takim? Para se të zgjidhni kohën më të mirë për të organizuar një takim, duhet të sqaroni sasinë e kohës që do t'ju duhet për të mbuluar temat e takimit. Për shembull, nëse keni nevojë për një orë të plotë për takimin tuaj, do të jetë një proces planifikimi i ndryshëm nga takimet që mund t'i përfundoni në 15 minuta ose më pak.
Çfarë tjetër është planifikuar afër kohës së takimit? Nëse doni të përfitoni sa më shumë nga takimet tuaja, duhet t'i jepni ekipit tuaj kohë të mjaftueshme midis takimit tuaj dhe detyrave të tjera në kalendarin e tyre; përndryshe, ata mund të ndihen të mbingarkuar - dhe të mos jenë aq të angazhuar ose produktivë gjatë takimeve të ekipit sa ju keni nevojë. Për shembull, nëse kalendari i ekipit tuaj është plotësisht i bllokuar për ditën - përveç një blloku të vetëm 30-minutësh në mes të ditës - ajo gjysmë ore nuk është koha e duhur për të planifikuar një takim. Në vend të kësaj, kërkoni blloqe më të gjata kohore të hapura - dhe caktoni takimin tuaj brenda atij blloku kohor, duke u siguruar që të lini kohë të lirë para dhe pas takimit në mënyrë që punonjësit tuaj të mos ndihen të nxituar ose të mbingarkuar.
Pasi të keni sqaruar këto detaje kyçe, hapi tjetër është të caktoni takimin tuaj. Por cila orë e ditës është më produktive për të caktuar një takim?
Kur është koha më e mirë e ditës për të caktuar një takim?
Nuk ka një përgjigje të vetme për të gjithë pyetjen, "Kur është koha më e mirë e ditës për të caktuar një takim?" Koha më e mirë për takimin tuaj do të varet nga një sërë faktorësh. Pra, kur bëhet fjalë për zgjedhjen e kohës më të mirë për takimin tuaj, ka disa gjëra që do të dëshironi të merrni në konsideratë, duke përfshirë:
Pjesëmarrja: 14:30
Nëse doni të maksimizoni numrin e anëtarëve të ekipit që janë të lirë, të disponueshëm dhe në gjendje të marrin pjesë në takimin tuaj, synoni për mesin e javës dhe fillimin e pasdites. Hulumtimet tregojnë se, nga perspektiva e pjesëmarrjes, koha ideale për të organizuar një takim është ora 14:30 e ditës së martë.
Pse kjo kohë është ideale për pjesëmarrjen në takim? Kur njerëzit shkojnë për herë të parë në zyrë, ata zakonisht nuk ndihen të përgatitur për të filluar menjëherë një takim (për shembull, mund t'u duhet të fillojnë ditën pasi të zgjohen ose të lexojnë e-mailet nga mbrëmja e mëparshme) - gjë që mund t'i bëjë ata të hezitojnë të marrin pjesë në takimet herët në mëngjes. E njëjta gjë vlen edhe për të hënat; njerëzit zakonisht ndiejnë se duhet të përgatiten për javën e punës - kështu që shtyrja e takimit për një ose dy ditë mund të rrisë shkallën e pjesëmarrjes suaj./ AkademiPune