11 sfidat e takimeve dhe si duhet t’i menaxhoni ato

15 Shkurt '22

	 	 
Takimet janë të rëndësishme për komunikimet brenda dhe jashtë kompanisë, për të bashkëpunuar, për të ndarë ide, ose për të marrë vendime për organizatën ose departamentin. Ka disa sfida me të cilat mund të përballeni nëse planifikoni ose drejtoni takime. Ka çështje të cilat mund t’jua vështirësojnë ose përparojnë takimin. Në këtë artikull, do t’i shpejgojmë 11 sfidat më të zakonshme të takimeve dhe do të provojmë që t’jua japim këshillat më të drejta për t’i tejkaluar ato. 
Gjatësia e takimit
Gjatësia e takimit mund të jetë sfidë për shumë arsye. Mund t’ju duhet më shumë kohë për të komunikuar me anëtarët e ekipit dhe per t’i përfshirë të gjithë në diskutim, por plani i takimit është i shkurtër. Një takim mund të jetë gjithashtu shumë i gjatë, duke e reduktuar efikasitetin dhe duke i ndarë punonjësit nga puna për një kohë të gjatë. Përcaktimi i gjatësisë së duhur për takimin mund të nxisë komunikim dhe përfshirje efikase.
Materialet para takimit 
Materialet para takimit mund të jenë sfidë e takimeve, sepse disa pjesëmarrës mund të mos i shohin materialet, ose ju mund të mos i keni dërguar në atë kohë që është e mjaftueshme për për t’i analizuar materialet. Planifikimi i takimit dhe lënia e orarit së paku një javë përpara, ju lejon që t’i analizoni materialet dhe t’ua bëni me dije punonjësve rëndësinë që tao kanë.
Folësit dhe mysafirët
Njerëzit që flasin dhe e udhëheqin takimin, mund të jenë po ashtu një sfidë e takimeve. Mund të dëshironi që ta keni dikë të ftuar dhe kjo mund t’i ndryshojë gjërat. Përgatitja përpara takimit dhe incizimi i informacioneve mund ta bëjë më të lehtë takimin kur keni të ftuar dhe folës të tjerë.
Madhësia jo e duhur e dhomës 
Nëse planifikoni të keni takime fizike, madhësia e hapësirës që e keni të disponueshme mund të jetë sfidë tjetër e takimeve. Shembull, nëse jeni duke e udhëhequr një takim të madh në një hapësirë të vogël, njerëzit mund të mos ndihen rehat. Nëse nuk keni dhomë shumë të madhe, mendoni që ta mbani takimin në një vend më të madh, si kafenetë përshembull.
Pajisjet 
Shumë takime mbështeten në teknologji për t’i demonstruar dhe ndarë informacionet e nëse këto mjete nuk janë të disponueshme, ose nuk punojnë, mund t’i bëjnë takimet e vështira. Nëse keni probleme me pajisjet mendoni t’i printoni materialet dhe t’i ndani ato te punonjësit dhe pjesëmarrësit e tjerë!
Objektiva të paqarta 
Nëse takimi mbahet, pas objektiva të qarta, është e vështirë për të komunikuar me pjesëmarrësit. Nëse mendoni që ta bëni një takim, por nuk keni objektiva të qarta, duhet të planifikoni diçka paraprakisht.
Mbingarkesë infomacioni 
Mbingarkesa e informacionit ndodhë kur personi lufton për t’i kujtuar infoamcionet e rëndësishme, sepse ka shumë informacion në të njëtën kohë. Duke lënë takime për objektiva të caktuara, mund ta reduktoni informacionin në secilin takim, kështu që e bëni më të lehtë për pjesëmarrësit t’i analizojnë veprimet dhe t’i marrin të duhurat.
Takimet e përsëritura
Takimet e përsëritura i mbulojnë të njëjtat përmbajtje përsëri e përsëri, duke mos bërë asnjë progres. Mund të komunikoni në forma të tjera dhe ta ruani kohën e takimeve kur keni diçka konrekte.
Ndryshimet në kohën e zonës
Nëse udhëheqni takime virtuale, koha e vendeve të ndryshme mund të jetë një sfidë tjetër për ju. Kjo do të thotë që kur të bisedoni me pjesëtarët e takimit, për disa mund të jetë mengjesi i hershëm e për disa mund të jetë mbremjë e vonë. Kur keni një punë të tillë, përpara se t’i caktoni takimet, merrni parasysh kohën më të përshtatshme për të gjithë pjesëmarrësit.
Komunikimi jo efikas
Nganjëherë pjesëmarrësit mund të mos ndjehen rehat dhe mund të ndihen të pasigurt kur flasin. Për ta reduktuar këtë, mendoni që të flisni sadopak me secilin prej anëtarëve paraprakisht, në mënyrë që t’i bëni të ndihen më lirshëm.
Planifikim i dobët
Disa kompani nuk e marrin paspak parasysh orarin kur i vendosin takimet. Ata shpesh gabojnë duke i lënë ato në kohën kur vlugu i punës është në majat e saj. Koha më e mirë për takimet është në mëngjes, duke e lënë pjesën tjetër të ditës që të plotësohen detyrat e nevojshme. /Akademi Pune