Si t’i bëni takimet “online” më atraktive?

9 Nëntor '23

	 	 
Po planifikoni takimin tuaj të radhës? Rreth 11 milionë prej tyre mbahen çdo ditë vetëm në Shtetet e Bashkuara. Një punëtor mesatar shpenzon gati tre orë në javë në takime. Që nga fillimi i pandemisë, bizneset në të gjithë globin kanë dëshmuar një rritje të përdorimit të mjeteve të video- konferencave dhe takimeve virtuale.
Rezultatet kanë qenë jo të mira. Takimet e gjata, të mërzitshme dhe joefektive mund t'i lënë të rraskapitur ata që përfshihen në to. Gati gjysma e punëtorëve amerikanë përjetojnë lodhje në takime virtuale. Shtatë nga 10 punëtorë mendojnë se takimet e humbin kohën e tyre. Rreth 39% e të pranishmëve pranojnë se i ka zënë gjumi gjatë takimeve “online”.
Për t'u siguruar që të mos humbni orët produktive të punës ose ndjenjën e pjesëmarrësve në takimet virtuale atëherë duhet t’i bëni ato më atraktive duke angazhuar më mirë pjesëmarrësit tuaj. Nga kohëzgjatja më e shkurtër e takimit deri te lojërat argëtuese, ka shumë strategji për të mbajtur vëmendjen e pjesëmarrësit tuaj gjatë një takimi. Në këtë artikull, ne trajtojmë disa mënyra efektive për t'i bërë takimet tuaja virtuale më të paharrueshme dhe më pak të bezdisshme.
Mënyrat për t'i bërë takimet virtuale më interaktive, argëtuese dhe produktive
Këtu janë disa praktika dhe këshilla më të mira për të rritur energjinë në përvojën tuaj të ardhshme virtuale:
Programoni takime vetëm kur është e nevojshme
Mbi 56% e punëtorëve mendojnë se shumë takime ndikojnë në performancën e tyre të punës. Shmangni caktimin e një takimi virtual nëse është i panevojshëm ose ka gjasa të riplanifikohet/anulohet. Mbani mend thënien, "Ky takim mund të ishte një email". Takimi juaj duhet t'i shërbejë një qëllimi specifik dhe të përfshijë vetëm njerëzve që kanë lidhje me projektin. Kini parasysh dallimet në zonën kohore dhe disponueshmërinë e pjesëmarrësve përpara se të planifikoni takimin.


 Mbani takimet të shkurtra, të thjeshta me një agjendë të qartë

Përcaktoni agjendën dhe pritshmëritë për pjesëmarrësit. Qëndroni në temë dhe mbajeni seancën të shkurtër duke iu përmbajtur rendit të ditës. Nëse keni shumë prezantues, ndani kohë për secilin prezantues në mënyrë që askush të mos përfundojë duke folur për një periudhë të gjatë për të njëjtën temë. Ju gjithashtu mund të caktoni një moderator ose udhëheqës virtual për të siguruar një tranzicion të qetë midis prezantuesve dhe respektimin e afateve kohore të planifikuara.

 Jini të përpiktë

Takimet që fillojnë vonë janë të bezdisshme për pothuajse të gjithë. Përdorni alarme rikujtuese të automatizuara me email për t'u siguruar që të gjithë t'i bashkohen takimit në kohë. Bëjëni më të lehtë për pjesëmarrësit dhe folësit që të gjejnë lidhjen e takimit dhe agjendën që e keni bërë në ftesën tuaj. Jepuni atyre kohë të mjaftueshme për t'u përgatitur dhe për t'u dërguar njoftime rikujtuese në kohë për t'u bashkuar në takim.

 Bëjini të gjithë të ndihen të përfshirë me paraqitjet interaktive

Takimet kanë për qëllim të ndihmojnë bashkëpunimin e pjesëmarrësve të përfshirë në projekt. Nëse formati i takimit tuaj të konferencës inkurajon vetëm komunikimin një-me-shumë, do të humbisni rrjedhën e ideve që mund të gjeneroni përmes takimit. Inkurajoni dëgjimin dhe pjesëmarrjen aktive me formatet e takimeve interaktive si Hapësira e hapur, Fishboël, Notes Day dhe Peccha Kucha. Me një format takimi interaktiv si Ëorld Cafe, ju mund t'i inkurajoni pjesëmarrësit tuaj të diskutojnë në grupe dhe të ndërveprojnë lirshëm me njëri-tjetrin në takim. Drejtoni ndërveprimet organike në kohë reale për të ideuar dhe gjeneruar ide të reja biznesi. Ju mund t'i jepni çdo pjesëmarrësi mundësinë për të kontribuar dhe të siguroheni që të gjithë të përfshihen në diskutim. Në vend që të jenë pjesëmarrës pasivë, pjesëmarrësit mund të lidhen në mënyrë aktive me njëri-tjetrin dhe të ndajnë perspektivat e tyre unike gjatë takimit.


 Filloni takimin me seancat e akullthyesit

Një mënyrë argëtuese për të nisur një takim virtual dhe për të shmangur heshtjen e sikletshme është thyerja e akullit. Tema mund të jetë diçka e thjeshtë dhe argëtuese që u jep të gjithëve një shans për të shfaqur video dhe për të folur, si p.sh. përditësime për kafshët shtëpiake, këshilla për produktivitetin, gjëra të vogla në vendin e punës ose rekomandime transmetimi të shfaqjeve. Ju gjithashtu mund të ndiqni një temë takimi dhe të inkurajoni pjesëmarrësit të provojnë sfonde interesante virtuale të bazuara në filma ose seri televizive.

 Inkurajoni përdorimin e emoji-ve dhe GIF-ve

Keni një emoji ose GIF të preferuar që përdorni gjithmonë? Ndërsa paraqitet përmbajtja e ngjarjes, përdorni ato reagime dhe GIF në përdorim të mirë! Me emoji/reagime, të pranishmit tuaj mund të prekin ose klikojnë reagimet e tyre ndaj përmbajtjes. . Gjithashtu i mundëson të gjithëve të shohin angazhimin në kohë reale.

 Përmirësoni përvojën audio dhe video me "Modalitetin e teatrit zhytës".

Pjesëmarrësit tuaj do ta kenë të vështirë të përqendrohen në përmbajtjen e prezantimit tuaj nëse cilësia e audios dhe e videos është e dobët. Sigurohuni që cilësia e videos së takimit tuaj të jetë e mirë dhe e qëndrueshme. Për më shumë fokus, jepuni pjesëmarrësve tuaj mundësinë që të kalojnë në një modalitet zhytës të teatrit për të parë përmbajtjen në një ekran shumë më të madh e më të madh pa shpërqendrime. Me një përvojë më të mirë shikimi, ata mund të marrin më mirë përmbajtjen e takimit.

 Përdorni tabela të bardha digjitale për të bashkëpunuar

Në vend që t'i lini pjesëmarrësit të mërzitur si spektatorë të heshtur, përfshijini ata në mënyrë aktive në një projekt me tabelat e bardha. Nxisni bashkëpunimin duke integruar një aplikacion interaktiv të tabelës së bardhë në seancën tuaj për të ftuar pjesëmarrësit të kontribuojnë në projekt  derisa ju prezantoni.

 Shmangni ndërprerjet dhe vonesat me pyetje dhe përgjigje të dedikuara

Krijoni mundësi për të mësuar gjatë prezantimeve duke përfshirë një kohë të dedikuar për pyetje dhe përgjigje në fund të sesionit. Ju gjithashtu mund të përdorni bisedat me pyetje dhe përgjigje për pyetjet në terren pa e ndërprerë prezantuesin. Theksoni pyetjet përkatëse për të tërhequr vëmendjen e të gjithëve në temat ku dëshironi të përqendroheni. Bëjini pjesëmarrësit tuaj të ndihen të dëgjuar dhe të vlerësuar në kohë reale pa dalë jashtë teme.

 Përfshini lojëra ndërvepruese

Të shpërqendrohesh dhe të bësh shumë detyra në një takim virtual është shumë e lehtë. Tërhiqni vëmendjen e pjesëmarrësve tuaj me lojëra digjitale interaktive. Jepuni atyre diçka për të bërë gjatë gjithë takimit. Ju mund të përfshini pyetje të vogla dhe enigma në prezantimin tuaj për t'i mbajtur të pranishmit tuaj të vëmendshëm.

 Lini kohë për diskutime joformale

Lejojini pjesëmarrësit të kapin hapin dhe të kenë biseda jozyrtare në sallone ose dhoma pushimi. Diskutimet joformale inkurajojnë pjesëmarrësit të ndajnë idetë dhe rrjetin e tyre për lidhje të qëndrueshme përtej përfundimit të ngjarjes suaj./ AkademiPune