7 pyetjet më të zakonshme në intervistat për “asistent administrativ”

13 Korrik '22

	 	 
Përpara së të shkoni në intervistë të punës është mirë që ta lexoni përshkrimin e punës, të hulumtoni për kompaninë dhe t’i përgatitni të gjitha aftësitë që i posedoni. Kjo për të qenë gati në nivelin më të lartë për hapin e fundi të procesit të punësimit e që është intervista e punës. 
Mësoni edhe 7 pyetjet më të zakonshme që bëhen në intervista për pozitën “asistent administrativ”!
Çfarë roli mendoni se luan ndihmësi administrativ në zyrë?
Kjo pyetje i ndihmon punëdhënësit ta përcaktojnë se sa dini për rolin që luan një asistent administrativ në zyrë, dhe i ndihmon ata të kuptojnë se si do t'i shihnit përgjegjësitë tuaja të punës. Kjo pyetje mund ta ndihmojë një punëdhënës të kuptojë se si e shihni veten brenda hierarkisë së zyrës, nëse e shihni veten si pjesë e ekipit dhe nëse ju pëlqen detyrat e punës së një asistenti administrativ. Kur t'i përgjigjeni kësaj pyetjeje, përpiquni të nënvizoni detyrat më të zakonshme të punës së një asistenti administrativ dhe diskutoni pse roli është i rëndësishëm për zyrën!
Shembull i përgjigjes: “Asistenti administrativ është një anëtar kyç i një zyre. Përveç të qenit në hap me detyrat e përditshme si; regjistrimi, organizimi dhe mirëmbajtja e orareve, ai gjithashtu i ndihmon njerëzit që i mbështetë, duke u ofruar informacione të rëndësishme, kur është e nevojshme dhe duke i siguruar që gjithçka të funksionojë pa probleme.”
Çka ju kënaqë nga kjo pozitë?
Njerëzit që kënaqen nga puna janë më produktivë dhe efektivë në punë. Kjo i tregon punëdhënesit se a jeni dikush që e don punën që e bën, apo thjesht po shkoni atje për ta fituar një pagë.
Shembull: “Ajo që më pëlqen më shumë për të qenë një asistent administrativ është të di gjithçka që ndodh në zyrë dhe të jem një person kyç që siguron që gjithçka në zyrë të funksionojë pa probleme. Për shembull, në rolin tim të mëparshëm si recepsionist, gjithmonë më pëlqente të ndihmoja ekipin tim të planifikonte ngjarje dhe takime të mëdha.”
Çfarë softuerësh dhe pajisjesh zyre jeni të aftë të përdorni?
Përmes kësaj pyetje. punëdhënësit e kuptojnë se sa keni përvojë me pajisje të ndryshme, por edhe të sigurohen që ju jeni kandidati që ka nevojë minimale për trajnim.
Shembull: “Jam jashtëzakonisht i mirë në përdorimin e paketës së Microsoft Office. Jo vetëm që kam ndjekur një kurs kompjuteri në shkollë që fokusohej në këto produkte, por kam përdorur gjithashtu Word dhe OneNote çdo ditë dhe Excel dhe PowerPoint në baza javore në rolin tim të mëparshëm. Gjithashtu, jam shumë rehat në përdorimin e një game të gjerë pajisjesh zyre duke përfshirë kompjuterin, skanerin, printerin, makineritë e stampimit të postës dhe telefonat me shumë linja.”
Përshkruani një projekt që ju pëlqeu duke punuar si asistent administrative
Edhe kjo është një pyetje, që ju tregon se cila pjesë e pozitës ju pëlqen më shumë, si dhe bën që punëdhënësi ta ketë parasysh një ngjarje, përmes të cilës keni kaluar dhe si e keni përballuar.
Shembull: “Në rolin tim si asistent administrativ për një firmë tjetër, kam ndihmuar zyrën të përmirësojë procesin e komunikimit me klientët e tyre, duke punuar në një projekt për të krijuar një orar ditor, që organizon se kur ekipi do të komunikonte me klientët përmes emailit. E ndihmova ekipin të kuptojë se duhet të kontrollojë dhe t'u përgjigjet emaileve të paktën dy herë në ditë në fillim të orarit të tyre dhe në fund. Më pëlqeu ta bëja këtë, sepse isha në gjendje të kontribuoja në zgjidhjen e një problemi të përjetuar si nga ekipi ynë ashtu edhe nga klientët tanë.”
Cilat aftësi mendoni se janë më të rëndësishme për rolin e një asistenti administrativ dhe pse?
Duke u përgjigjur në këtë pyetje, i ndihmon punëdhënësit të kuptojë se cilat cilësi i posedoni, cilat i përdorni dhe si ato cilësi ju kanë hyrë në punë gjatë përvojave tuaja të mëparshme.
Shembull: “Unë e konsideroj rolin e asistentit administrativ kritik për të siguruar që një zyrë të funksionojë pa probleme. Në mënyrë që zyra të funksionojë kështu në çdo kohë, një asistent administrativ duhet të ketë aftësi të shkëlqyera komunikimi, aftësi menaxhuese të kohës dhe organizative. Në rolin tim të mëparshëm si asistent ekzekutiv, kam qenë përgjegjës për krijimin dhe menaxhimin e orarit të katër drejtuesve”.
Si do t'i qaseni një situate në të cilën ju është dhënë një detyrë, por nuk keni marrë udhëzime të plota?
Ndërsa, kjo pyetje i tregon punëdhënësit se si ju i menaxhoni situatat komplekse me të cilat përballeni.
“Nëse do të më jepej një detyrë dhe nuk do të merrja udhëzime të qarta, fillimisht do të shqyrtoja nëse do të mund të merrja informacionin e nevojshëm për të përfunduar detyrën përmes një kërkimi të thjeshtë timin, si për shembull duke bërë një kërkim në internet. Nëse do të kisha nevojë për udhëzime të mëtejshme pas kërkimit tim, do të ndiqja personin që më caktoi detyrën dhe do t'i kërkoja sqarime. Do të sigurohesha që të kuptoj plotësisht se çfarë duhet bërë dhe kur është afati i fundit për detyrën përpara se të filloj të punoj në projekt.”
Cila mendoni që është pjesa më sfiduese e kësaj pozite?
Kjo është nga ato pyetje që jua hedh në shesh dobësitë tuaja edhe nëse punëdhënësi nuk ua bën këtë pyetje drejtpërdrejt.
“Në rolin tim të mëparshëm, zbulova se ndonjëherë kam vështirësi për t'i dhënë përparësi detyrave nëse nuk përdor një orar të qartë për të menaxhuar kohën time. Unë dua të bëj gjithçka menjëherë dhe kam vështirësi t'i lë gjërat mënjanë, ose të bëj dikë të presë, që unë të përfundoj një detyrë. Unë munda ta kapërcej këtë duke krijuar një orar të organizuar për të ndjekur që i jep përparësi detyrave të punës bazuar në afatin e tyre. Përdorimi i një kalendari elektronik që më lejon të planifikoj qartë ditët e mia më ka ndihmuar të qëndroj në detyrë dhe të përfundoj projektet e mia deri në afatin e tyre. \Akademi Pune