Si ta shkruajmë një email profesional?

12 Nëntor '19

Si ta shkruajmë një email profesional?
	 	 

E-mail është ndër format më profesionale të komunikimit, qoftë në marrëdhënie pune ose edhe jashtë saj. Një email shkruhet për arsye të ndryshme - për të caktuar një takim të rëndësishëm, për të shkëmbyer informacione, për të përcjellur dokumente, kërkesa, për të aprovuar diçka, etj.

Sipas Harvard Business Review, punonjësit kontrollojnë emailet e tyre mesatarisht 74 herë në ditë si dhe dërgojnë dhe pranojnë më shumë se 150 emaile gjatë një dite.

Ka shumë pika në të cilat mund të gaboni kur dërgoni një email. Prandaj, për të mësuar si shkruhet një email i mirë dhe pa gabime, nevojitet pak praktikë.  Vlen të theksohet se duhet t’i ikni sa më shumë gabimeve drejtshkrimore.  

Një email i mirë, ka një strukturë të cilës duhet t’i kushtohet shumë vëmendje. Nëse emailin e dërgojmë tek një person i njohur apo familjar, atëherë edhe mund të mos i kushtohet shumë rëndësi strukturës. Mirëpo, kur atë ia drejtojmë ndonjë klienti apo bashkëpunëtori, atëherë duhet të respektohet struktura, të cilën do ta elaborojmë në vazhdim të këtij artikulli.

Disa nga hapat që mund t’iu ndihmojnë në krijimin e një emaili profesional:

Caktoni qëllimin. Para se ta shkruani një email, pyesni veten se çka prisni nga pranuesi pasi ta lexojë. P.sh, nëse pritshmëritë tuaja janë që pranuesi ta lexojë medoemos një dokument të bashkëngjitur, sigurohuni që ia keni shpjeguar mirë se për çka është dokumenti dhe pse juve ju nevojitet një përgjigje prej tij.

Keni parasysh audiencën. Nëse emaili i dërgohet një personi të cilin nuk e njihni, tentoni të jeni sa më zyrtar dhe të mos përdorni shprehje të papërshtatshme. Ndërkaq, nëse email i dërgohet një kolegu me të cilin keni raporte të mira, mund të keni edhe një qasje pak më miqësore.

Kontrolloni nëse email është pranuar. Shumica e njerëzve pranojnë një mori e-mailesh gjatë një dite dhe mbase mund të harrojnë të kthejnë përgjigje. Nëse personi nuk është përgjigjur as pas dy ditësh, kontaktojeni përsëri dhe mundohuni të tregoheni sa më të sjellshëm.

Kontrollojeni para dërgimit. Gjithmonë këshillohet ta analizoni edhe njëherë mesazhin, që të mund t’iu ikni gabimeve të mundshme.  

Përmbledheni emailin. Sot, jeta është shumë dinamike dhe njerëzit nuk kanë shumë kohë t’i analizojnë detajet. Kësisoj, tentoni ta shkruani një email përmbledhës i cili përmban të gjitha informacionet kryesore apo të nevojshme.

Cila është struktura e një emaili të mirë?

Një email i mirë ka një strukturë strikte. "subject line", përshëndetja, hyrja, përfundimi janë pjesë përbërëse të një emaili të mirë. 

  •  “Subject”. Nëpërmjet kësaj pjese, ju i mundësoni pranuesit të emailit të kuptojë më mirë se për çka po bëhet fjalë. Në rastet kur dëshironi të dërgoni një email dhe po tentoni të ndërtoni lidhje profesionale, keni parasysh se çka shkruani tek “subject”.  Kjo mund t’i bëjë njerëzit të kenë pritshmëritë e tyre se çka ka brenda në mesazh. Një subject line duhet të jetë shumë e mirë sepse përndryshe gjasat për ta hapur emailin janë të vogla. Në subject, mundohuni të shkruani një fjali përshkruese apo përmbledhëse të të gjithë e-mailit. P.sh nëse emaili thërret për një takim, atëherë tek subject mund ta shkruani "Takimi për projektin në marketing".
  • Përshëndetja. Ky është rreshti i parë i një emaili. Ka shumë rëndësi se si i drejtoheni dikujt. Disa nga fjalitë që mund t'i përdorni janë: Përshëndetje i / e nderuar (nëse nuk e dini gjininë e personit), Përshendetje të nderuar ose të dashur (nëse i drejtoheni një grupi njerëzish).  Keni kujdes - mos e nisni kurrë një email pa një përshëndetje.
  • Mesi i email-it. Mesazhi kryesor jepet në mes të një emaili. Kjo patjetër që duhet të jetë diçka specifike. Nëse duhet të nënvizoni shumë detaje, mundohuni t’i ndani në paragrafe që të jenë më të lehtë për t’u kuptuar.
  • Përfundimet. Në këtë pjesë, përfundojeni të gjithë emailin me fjali përmbledhëse., si p.sh: Nëse keni paqartësi / vërejtje lidhur me dokumentet bashkëngjitur, mos ngurroni të na kontaktoni në çdo kohë. Përdorni edhe shprehje si: Me respekt, sinqerisht, juaji, çdo të mirë, etj. 
  • Nënshkrimi / të dhënat. Tek kjo pjesë duhet të shkruhet emri dhe mbiemri juaj, titulli që mbani por edhe informacione të tjera me rëndësi. P.sh nëse jeni në marrëdhënie pune, duhet të shfaqet emri, adresa e kompanisë dhe numri kontaktues. Shumica e kompanive, nëpërmjet programeve mundësojnë që këto të dhëna të shfaqen automatikisht në fund të çdo emaili.

Shembuj të e-maileve profesionale: 

E -mail për një grup njerëzish

Subject: Anulim i takimit

Pëshendetje të nderuar,

Me lejoni t’iu informoj se është shtyrë takimi për strategjitë në shitje, i planifikuar për ditën e mërkurë në ora 10:00.

Ju kërkojmë shumë ndjesë për këtë ndryshim dhe shpresojmë në mirëkuptimin e secilit prej jush. Takimin tjetër për këtë çështje do ta mbajmë të mërkurën e ardhshme, duke filluar prej orës 9:00.

Ju falemnderit shumë!

Sinqerisht,

(Emri dhe mbiemri)

E-mail për një person

Subject: Mundësi punësimi si dizajner

Përshendetje e nderuara Zana,

Uroj të jeni mirë dhe punët po iu ecin mbarë.

Po ju shkruaj në lidhje me një mundësi shumë të mirë punësimi për ju, në kompaninë tonë (cekni emrin e kompanisë).

Momentalisht, jam duke menaxhuar një projekt në fushën e marketingut digjital dhe jemi në kërkim të një dizajneri me orar të plotë. Puna mund të bëhet edhe nga shtëpia.

Ju lutem më njoftoni ne rast se jeni e interesuar të bëheni pjesë e projektit dhe mund ta caktojmë një takim që t'i diskutojmë të gjitha detajet.

Me respekt,

(Emri dhe mbiemri)

E-mail kontrollues:

Përshëndetje Znj. Ana,

Shpresoj që jeni mirë.

Desha vetëm të sigurohem nëse i keni pranuar listat e kandidatëve të përzgjedhur. Gjithashtu, sa i përket takimit tuaj me z. Gashin - nuk e kemi caktuar ende një datë të fundit.

A mund të më njoftoni cila prej datave është më e konvenueshme për ju për ta mbajtur takimin, 7 apo 8 tetor?

Falemnderit shumë!

(Emri dhe Mbiemri)

Aftësitë në shkrimin e një emaili profesional janë shumë të nevojshme në ditët e sotme, qoftë nëse jeni në marrëdhënie pune ose jo. Prandaj, është e nevojshme që të praktikoni sa më shumë. Përdorni këshillat dhe shembujt e mësipërm dhe do të përpiloni emaile sa më profesionale në çdo komunikim. 

KosovaJob is the largest local network certified by Bureao Veritas with ISO 9001:2015 for Quality Management
Copyright © 2022 - KosovaJob LLC