Si t’i menaxhoni detyrat e punës në mënyrë efektive?
5 Qershor '20
Sipas një studimi të kryer nga Cornerstone, ngarkesa në punë zvogëlon për 68% produktivitetin e punëtorëve të cilët mendojnë se nuk kanë kohë të mjaftueshme për t’i përfunduar detyrat e tyre në afatin e caktuar kohor.
Menaxhimi i detyrave të punës nuk lidhet vetëm me punëdhënësit apo me menaxhmentin në një kompani. Në fakt, aftësitë për t’i menaxhuar më mirë detyrat e punës duhet të përvetësohen nga secili individ në secilën industri, e veçanarisht nëse jeni duke punuar brenda një ekipi.
Këtu gjeni 6 këshilla se si t’i menaxhoni më mirë detyrat e punës.
1. Krijoni një listë me gjërat që duhet t’i bëni
Listat me detyrat e punës, janë një metodë shumë efektive për t’i menaxhuar detyrat. Tashmë teknologjia mundëson shkarkimin e aplikacioneve të ndryshme të cilat mundësojnë krijimin e listave më të avancuara, me ç'rast dërgohen edhe lajmërime apo përkujtime para se të përfundojë afati për dorëzimin e një detyre. Duke e bërë zakon krijimin e listave, nuk do ta ndjeni presionin e punës dhe produktiviteti do të jetë shumë i lartë.
2. Caktoni prioritetet
Ndonjëherë, gjërat që duhet t’i përfundoni mund të jenë shumë dhe jo të gjitha do të duhet të përfundohen në të njejtën përiudhë. Prandaj, caktoni fillimisht ato që janë prioritet, pra më të rëndësishme për atë periudhë. Ju e dini më së miri rëndësinë e secilës detyrë.
3. Ndani detyrat për ekipin
Caktimi i detyrave të punës kontribuon në një menaxhim efektiv të punës dhe e mban ekipin e përqëndruar, pa u shqetësuar edhe për përfundimin e detyrave të tjera. Punëtorët ndikohen shpeshherë nga shpërqëndrimet që duken të padëmshme për momentin, por rezultojnë në pengesa të mëdha më vonë. Këto shpërqëndrime përfshijnë përdorimin e telefonit dhe bisedat e vogla. Kësisoj, bëni një program, dhe shkruani datën e fillimit dhe datën e mbarimit.
4. Përfshihuni
Sipas një studimi të Universitetit të Otavës, 33% e projekteve dështojnë për shkak të mungesës së përfshirjes nga menaxhmenti i lartë. Prandaj, pas përfundimit në caktimin e detyrave dhe zgjidhjen e prioriteteve, menaxherët apo udhëheqësit nuk duhet të largohen nga skena.
Shumë herë kur ndodhë të rritet ngarkesa e punës dhe afrohen afatet, menaxhmenti nuk duhet të qëndrojë anash me shpresën se ekipi do t’ia dalë vet edhe pa mbajtjen e mbledhjeve apo takime. Pikërisht në këto raste, menaxhmenti duhet të përfshihet me shumë se kurrë më parë.
5. Menaxhoni ndryshimet
Të qenit të hapur ndaj ndryshimeve është një veti shumë e mirë, mirëpo thelbësore është edhe të dihet se si të përvetësohen ndryshimet. Kjo aftësi mund të ndihmojë në rritjen e probabilitetit që projekti të përmbushë objektivat e tij shumë herë më shumë.
Takimet ditore me ekipin ose me departamentin ndihmojnë në përmbledhjen e detyrave dhe krijimin e strategjive për tejkalimin e problemeve që mund të shfaqen gjatë procesit.
6. Jeni të durueshëm
Ndonjëherë, pavarësisht planifikimit të duhur dhe përkushtimit të individit apo edhe ekipit, gjërat mund të mos shkojnë ashtu siç është planifikuar. Është normale nëse ndjeheni të mbingarkuar me punë dhe ndonjëherë të keni edhe rënie apo të mos i arrini afatet. Duke qenë të durueshëm, ju mund të tejkaloni situata të vështira dhe të ndihmoni ekipin tuaj të rimëkëmbet sa më shpejtë.
