Dy gabimet më të mëdha në e-mail dhe si t’i shmangni?

15 Prill '24

Dy gabimet më të mëdha në e-mail dhe si t’i shmangni?
	 	 

Komunikimi me email është një domosdoshmëri për shumicën e punonjësve të zyrës dhe kjo po shkakton shumë stres.

Një shumicë, 60%, e njerëzve thonë se vëllimi i emaileve që marrin në punë i shton stresin ditës së tyre, sipas një sondazhi të 2000 punonjësve të zyrës në SHBA nga Babbel - një platformë e mësimit të gjuhës.

Komunikimi i gabuar dhe pasojat e mundshme janë të shumta: 88% e njerëzve thonë se janë penduar për përmbajtjen dhe gjuhën e një emaili menjëherë pas dërgimit të tij, dhe 28% madje thonë se një email ka dëmtuar karrierën e tyre.

"Hulumtimi ynë zbulon se emailet janë një burim kryesor i stresit në vendin e punës," thotë Esteban Touma, një ekspert kulturor dhe gjuhësor në Babbel. Plus, "natyra e tyre formale dhe e përhershme është në kundërshtim me pothuajse çdo mjet tjetër të komunikimit profesional tani në përdorim, me pasoja potencialisht përcaktuese të karrierës".

Si ekspert gjuhësor, Touma i thotë CNBC Make It se shpesh sheh njerëzit që bëjnë dy gabime të mëdha kur shkruajnë me email.

Gabime shtypi dhe gramatikore

Gabimi i parë i madh që Touma sheh shpesh është kur njerëzit neglizhojnë të korrigjojnë dhe modifikojnë plotësisht mesazhet.

"Gabimet e shtypit, gabimet gramatikore dhe frazat e paqarta mund të dëmtojnë profesionalizmin dhe efektivitetin e mesazhit, duke e bërë kuptimin e paqartë," thotë ai.

Gabimi mund t'i bëj lehtësisht me nerva kolegët tuaj: Gati gjysma, 48% e njerëzve të anketuar thanë se i gjykojnë gabimet e shtypit në emailet e punës më ashpër se sa në platformat e bisedave si Slack ose Teams.

Për të shmangur këtë gabim, merrni kohë për të korrigjuar emailet përpara se të shtypni dërgoni, thotë Touma. Të bësh këtë mund t'ju ndihmojë të kapni gabimet drejtshkrimore dhe gabimet e padëshiruara dixhitale.

Kushtojini vëmendje edhe shenjave të pikësimit. Një presje e gabuar mund të ndryshojë plotësisht kuptimin tuaj.

Mesazhe të paqarta

Një gabim tjetër i madh që njerëzit bëjnë në emailet e tyre është që nuk e artikulojnë qartë mesazhin e tyre.

Të qenit fjalëpakë ose përdorimi i zhargonit dhe gjuhës së paqartë mund të çojë në keqkuptime, vonesa dhe zhgënjim, thotë Touma.

Në vend të kësaj, jini konciz dhe specifik në emailet tuaja. Tri mënyra për ta bërë këtë janë përdorimi i linjave të qarta të temës, organizimi i informacionit në mënyrë logjike dhe ofrimi i pikave të qarta të veprimit që mund të ndihmojnë në përcjelljen e mesazhit tuaj në mënyrë më efektive, thotë Touma.

Mund të jetë e ndërlikuar për të përcjellë tonin dhe emocionet përmes emaileve, gjë që mund ta bëjë mesazhin të ndihet i ftohtë. Por jini të vëmendshëm kur prezantoni humor përmes emailit dhe bëjeni këtë vetëm kur është e përshtatshme, në varësi të kontekstit të mesazhit dhe kujt po ia dërgoni.

“Me shumë që përpiqen të kompensojnë mungesën e tonit në përgjigjet e tyre dhe firmosjet me email me mesazhe të larta, ndoshta është më mirë të shmangni shkuarjen shumë larg”, thotë Touma./ AkademiPune

KosovaJob is the largest local network certified by Bureao Veritas with ISO 9001:2015 for Quality Management
Copyright © 2024 - KosovaJob LLC